Wie viele Mails erhältst Du pro Tag? 50? 100? 300? Haben Deine Konversationen auch so vielsagende Stränge wie „RE:RE:RE:RE:AW:AW:AW:AW:FRW:RE“? Du hast von Inbox:Zero zwar schon einmal gehört, musst aber immer leise weinen bei dem Gedanken daran? Dann könnte es sein, dass Du nicht nur ein Problem hast, sondern Teil desselben bist.

Die E-Mail ist nicht nur unser zentrales Kommunikationswerkzeug, sondern der Taktgeber unserer täglichen Arbeit und mit steigender Komplexität der Aufgaben werden leider auch zunehmend die Schwachstellen dieses Werkzeugs sichtbar:

  • Jede empfangene Mail saugt durchschnittlich 30 Sekunden Deiner Aufmerksamkeit ohne, dass Du Dir sicher sein kannst, ob sie relevant ist oder nicht.
  • Emails sind für asynchrone Gruppenkommunikation völlig ungeeignet. Jeder, der tagtäglich einem Verteiler von 50 Empfängern zu koordinieren versucht, weiß das. Nicht ohne Grund benutzen wir im Privatleben Whatsapp oder andere Messenger für diese Art von Aufgabe.
  • Es ist toll, dass ich jederzeit über den Verteiler über alles informiert bin… Nicht. Vor allem, wenn alle Beteiligten Zeuge eines Danke-Bitte-eins-noch-Dialogs bei einer Subtask werden, die eventuell auch anders hätte besprochen werden können (sollen).
  • Eine Email ist das Destillat von dem, was andere von Dir erledigt haben wollen. Eine Email zieht sofort eine Reihe an Aufgaben mit sich, die Du nicht in einem Postfach erledigen kannst (außer Delegieren und genau fängt das Problem mit der unendlichen AW:AW:AW-Kette an).
  • Emails reissen den Dokumenten-Workflow völlig auseinander: Wer hat wann den wirklich aktuellsten Stand des Dokuments geteilt? Wer legt es wann, wo ab (Version_final_final_letzefinal.doc) und wer erbarmt sich, das Timing anzupassen? Das Ergebnis ist – genau – eine Lawine an Folgemails.
  • Jede Mail ist anfangs gleich wichtig. Besonders an einem Sonntag Abend, wenn Du gerade Tatort siehst. Es ist toll, wenn Kollegen am Sonntag schon fleissig den Montag vorbereiten, weil man Sonntags so schön in Ruhe arbeiten kann. Wenn die Tasks aber bis Montag warten können, kann die Mail dazu (insbesondere die nicht so wichtigen FYI-Mails) auch bis Montag warten.

Und hier kommen wir zum eigentlichen Kern des Problems: der größte Bug bei der Email ist der, der sie verschickt, ohne sich über den Workflow Gedanken zu machen, den er damit auslöst. Mangelnde Mail-Hygiene führ inzwischen dazu, dass Unternehmen in den USA Öffnungszeiten für den Mailserver eingeführt haben. Der Markt für Applikationen die versprechen, Kommunikation und Arbeitsorganisation neu zu denken, ist gerade mit gutem Grund heiß umkämpft.

Klar – die Email wird nicht von heute auf morgen verschwinden, aber ihr Einsatzgebiet wird sich verschieben und andere, auf bestimmte Aufgaben zugeschnittene, Tools werden in unseren Workflow Einzug halten.

Wenn wir unsere Mails heute mit dem Zusatz „rettet den Wald – nicht ausdrucken“ oder „sent from my mobile device – pardon any typing errors“ versehen, plädiere ich für: „Gib dem Terror keine Chance! Denke nach, welchen Prozess Du mit dieser Mail auslöst“.

Wer ein Gefühl bekommen will, wie man es in Zukunft anders machen kann, sollte einmal slack ausprobieren.

Über den Autor: Amos

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